Digitala dialogprocesser i sjukhusprojekt

Cecilia Spannel, sjukhusarkitekt på LINK Arkitektur, menar att en av de stora fördelarna med den digitala utvecklingen är hur enkelt det är att boka korta avstämningar inför en digital workshop, och även att följa upp direkt efteråt. I flera av hennes workshops har det digitala arbetssättet till och med bidragit till en bättre sammanhållning och kommunikation med beställaren, vilket också gynnar projektet som helhet. För att hon som arkitekt ska kunna omsätta verksamhetens behov till arkitektoniska lösningar behöver hon ta reda på så mycket som möjligt om behov och förutsättningar. Med flera stora sjukhusprojekt igång, genomför hon därför effektiva dialogprocesser, även i tider som vi inte kan mötas fysiskt.

Planera för att involvera

Nyckeln till en lyckad digital workshop är att involvera flera parter, berättar Cecilia. Inför en stundande workshop har hon planerat olika övningar och stämt av dessa med beställaren. Hon har också valt att aktivera flera olika parter under mötena genom att på förhand tilldela dem olika uppgifter.

– Vår roll är att regissera mötet, men vi behöver nödvändigtvis inte hålla i alla delar. Med vår erfarenhet planerar vi olika övningar som leder oss framåt och bidrar till slutprodukten. Minst lika viktigt är mötesdynamiken och då vill jag slå ett slag för att involvera så många som möjligt. Det är när alla deltagare ser sitt värde och bidrar med sin kunskap, som vi får bästa förutsättningar för att skapa riktigt bra arkitektur, säger Cecilia.

Rätt bemanning oberoende av fysisk plats

Att besöka den plats som man ska jobba med är otroligt viktigt för att få en uppfattning om förutsättningarna såsom skala och platsens karaktär, enligt Cecilia. Men en digital möteskultur sparar tid och möjliggör också att spetskompetens lyftas in i ett projekt på ett enklare sätt. Det är ett enkelt och effektivt sätt att höja kvaliteten.

Fördelarna väger över

Cecilia har tillsammans med Sofia Park utvecklat en metod som används både på IVA på Södersjukhuset, inom psykiatrin på Helix och på ambulansverksamheten vid Västerås akutsjukhus. Under sina 26 år i branschen har Cecilia också arbetat med skolor, infrastruktur och fysisk utvecklingsplanering för sjukhusområden. Hon har också specialistkunskap inom skyltning och kontorsbyggnader.

– Självklart kan jag sakna att skissa med en penna på ett möte, men det är en träningsfråga. För trots att det finns en del utmaningar, framförallt eftersom vi är vana vid att göra saker på ett visst sätt, ser jag många fördelar. Bättre samverkan med beställaren, möjligheten att ta in rätt experter, och den enkelhet som planeringen av digitala möten innebär, är de tre tydligaste, sammanfattar Cecilia.

Cecilias 5 tips för lyckade digitala dialoger

1. Fördela kontrollen och involvera flera olika parter i mötet
2. Låt alla komma till tals och se helst till att varje person sitter vid sin egen dator för att undvika parallella möten
3. Dela upp deltagarna i mindre grupper, s.k. break-out rooms, för att sedan diskutera resultatet gemensamt. Låt en person från planeringsgruppen leda varje grupp, så att fokus kan läggas på innehållet snarare än det tekniska verktyget
4. Planera workshopen tillsammans med beställaren. Konkludera tillsammans så att viktiga frågor kan hanteras fort.
5. Avsätt rejält med tid! 3 timmar vid fyra tillfällen är lagom för en förstudie. Glöm inte bensträckaren och tid för lite egen reflektion!

– Cecilias erfarenhet som sjukhusarkitekt har ett stort värde för hela vårt team. Nu när det digitala landskapet är vardag får vi ännu större utbyte av varandras kompetens internt, såväl som externt, säger Anna Rolf, ansvarig för vårdarkitektur på LINK Arkitektur.